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  POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales recolectados por Bienes y Lugares S.A.S (Bodegas y Locales), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
 
  1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:
  • Razón social:  BIENES Y LUGARES S.A.S. (BODEGAS Y LOCALES)
  • Dirección:  Carrera 35 A No. 15 B 35, local 105, Edificio Prisma
  • Ciudad:  Medellín- Antioquia, Colombia
  • E-mail:  [email protected]
  • Teléfono:  4444295
 
1.1 TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD
 
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según lo indicado en la numeral 3 de esta Política.
 
1.1.1 Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes
 
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
 
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del  niños, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
 
1.1.2 Tratamiento de datos sensibles
 
Bienes y Lugares S.A.S. observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
 
1.El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización
2.El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales    deberán otorgar su autorización.
3.El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin      ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.  En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4.El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5.El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.  En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
 
1.1.3   Video Vigilancia
 
Bienes y Lugares S.A.S. utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.  Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
 
 
1.2 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
 
Las finalidades del Tratamiento de Datos Personales realizada por Bienes y Lugares S.A.S., son las siguientes:
  • Prestación de los servicios ofrecidos por Bienes y Lugares S.A.S.
  • Celebración de los contratos de arrendamiento, administración y compra-venta con Bienes y Lugares S.A.S.
  • Servicio al cliente y mercadeo
  • Envío de información relacionada con novedades legales y regulatorias de interés para los clientes de Bienes y Lugares S.A.S.
  • Envío de información relacionada con la relación contractual
  • Registro de información estadística de clientes de Bienes y Lugares S.A.S.
  • Registro de información de proveedores
  • Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios, ante las autoridades, tales como, realizar los trámites correspondientes ante el sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
  • Asuntos que sean requeridos por el Área Administrativa y de Recursos Humanos de Bienes y Lugares S.A.S., dentro de los cuales es posible enunciar la identificación plena del trabajador, archivo y manejo de sus datos de contacto, archivo y manejo de la información profesional y académica del trabajador, entre otros.
  • De ser el caso, para la contratación de seguros de vida y de gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con Bienes y Lugares S.A.S.
  • Para notificar a familiares en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de Bienes y Lugares S.A.S.
  • Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales se relacionan los empleados y sus familiares con Bienes y Lugares S.A.S
  • Adelantar procesos de selección de personal y funcionarios, de conformidad con las políticas de selección de Bienes y Lugares S.A.S.
  • Comunicación, registro, archivo, organización tramitación y gestión de las actuaciones, estrategias y actividades en la se vinculan los accionistas de Bienes y Lugares S.A.S.
  • Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida
  • Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de la que Bienes y Lugares S.A.S. legítimamente disponga.
  • En caso de que Bienes y Lugares S.A.S. no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.
 
1.3 DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS
 
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Bienes y Lugares S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento.  Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Bienes y Lugares S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con los establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicione, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4 del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
  3. Ser informado por Bienes y Lugares S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Bienes y Lugares S.A.S.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.  La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
 
     
       2. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área administrativa de Bienes y Lugares S.A.S. será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

2.1   Procedimiento para acceso y de consulta
 
El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de Bienes y Lugares S.A.S., para lo cual deberán formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla ante el Área Administrativa de Bienes y Lugares S.A.S. de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m.- 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 4:30 p.m., en la Carrera 35ª  15 B 35, local 105 Ed. Prisma, en la ciudad de Medellín.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular.  Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.  Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2.2   Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de autorización o para presentar reclamos
 
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de Bienes y Lugares S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante Bienes y Lugares S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
 
  1. El reclamo se formulará mediante solicitud radicada radicarla ante el Área Administrativa de Bienes y Lugares S.A.S de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m.- 12:00 m y 2:00 p.m. a 4:30 p.m., en la carrera 35ª No. 15 B 35, local 105, Medellín.
  2. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular.  Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  3. La solicitud debe contener la siguiente información:
  4. La identificación del Titular
  5. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
  6. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante
  7. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos
  8. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  9. Los documentos que se quiera hacer valer
  10. Firma, número de identificación y huella
  11. Radicación en original
  12. Si el reclamo resulta incompleto, Bienes y Lugares S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.  Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  13. Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  14. Un Vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga reclamo en trámite y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.  Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  15. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.  Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.3  Supresión de Datos
 
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Bienes y Lugares la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados
  3. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados
  4. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Bienes y Lugares S.A.S.
  5. Es importante tener en cuenta que el derechos de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
  6. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos
  7. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a las obligaciones de los contratos
  8. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

2.4  Revocatoria de la Autorización
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento del Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

 
       3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
 
En desarrollo del principio de seguridad, Bienes y Lugares S.A.S ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y Bienes y Lugares S.A.S no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personales legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.  No obstante lo anterior, Bienes y Lugares S.A.S. no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.

     
        4. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
 
La política rige a partir del 1 de agosto de 2013.  Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.